Documents réglementaires

Pour :Chef d'établissementAdministrateur local Niveaux :1er degré2nd degré


Type	Décision — démarches de réseau
Qui rédige	Le porteur du service : collectivité, académie, super-administrateur
Qui approuve	Le responsable de chaque établissement destinataire
Ce qu'elles produisent	Un document publiable, daté, versionné et approuvé

Certaines démarches ne collectent pas des réponses : elles fabriquent un document. Un établissement doit publier des textes dont la loi fixe le contenu — conditions générales d'utilisation, charte d'utilisation, charte de protection des données personnelles, déclaration d'accessibilité, schéma pluriannuel de mise en accessibilité. Ces textes se ressemblent d'un établissement à l'autre ; ce qui change, ce sont quelques mentions, et surtout le fait qu'ils doivent être approuvés par le responsable d'établissement avant d'être publiés.

Ces démarches ne sont pas celles d'un établissement : elles leur sont adressées. Le porteur du service rédige une fois, puis adresse la demande à chaque établissement et à son responsable. L'établissement concerné n'est donc pas une propriété de la démarche, mais de chaque demande : il se précise au fil de la diffusion. Ces démarches portent la mention « Réseau » partout où elles apparaissent, pour ne pas se confondre avec les démarches familiales de l'établissement.

Les cinq documents

Cinq démarches disponibles par défaut couvrent ces cinq documents, dans la catégorie « Documents réglementaires » du catalogue :

Démarche	Ce que le formulaire demande	Ce qu'elle produit
Conditions générales d'utilisation (CGU)	Éditeur, directeur de la publication, hébergeur, autorité de rattachement, adresse de signalement des contenus illicites, contact du délégué à la protection des données	Les seize articles des CGU, datés et versionnés
Charte d'utilisation de l'ENT	Éditeur, hébergeur, adresse d'assistance, délégué à la protection des données, collectivités et académies de rattachement	La charte de bon usage acceptée à l'activation d'un compte
Charte de protection des données personnelles	Répartition responsable de traitement / sous-traitant, identité du délégué à la protection des données, localisation de l'hébergement, durées de conservation	L'information des personnes concernées (articles 12 à 14 du RGPD)
Déclaration d'accessibilité (RGAA)	Entité déclarante, niveau de conformité, date et auteur de l'audit, taux mesurés, non-conformités, dérogations, environnements testés, échantillon de pages	La déclaration exigée par l'article 47 de la loi n° 2005-102
Schéma pluriannuel de mise en accessibilité	Période, référent accessibilité, instance de pilotage, prestataire d'audit, budget, plan d'actions de l'année, délai de réponse aux signalements	Le schéma publié à côté de la déclaration

Rédiger une fois, adresser à chaque établissement

Rédiger — le porteur du réseau crée la démarche depuis le gabarit et complète les mentions que le texte livré ne peut pas deviner (éditeur, hébergeur, délégué à la protection des données, autorité de rattachement…), la plupart déjà préremplies. La démarche n'appartient à aucun établissement.
Adresser — depuis l'écran Diffusion, il choisit les établissements destinataires. Une demande par établissement est créée, portant son établissement et le responsable à qui elle est adressée — celui-ci est retrouvé dans l'annuaire (groupe « Direction ») et prévenu dans son fil de nouveautés. L'opération est rejouable : rediffuser après en avoir oublié un ne crée pas de doublon pour les autres.
Relire — le responsable d'établissement retrouve sa demande, la prend en relecture, peut solliciter l'avis du délégué à la protection des données (documents juridiques) ou du référent accessibilité (documents d'accessibilité), et demander une correction au rédacteur en motivant sa demande.
Approuver ou rejeter — l'approbation est une décision datée et tracée, prise établissement par établissement. Un rejet est motivé.

Chaque établissement obtient ainsi son document, portant son nom et celui du responsable qui l'a approuvé, à partir d'un texte rédigé une seule fois.

Un suivi par établissement, pas par élève

L'écran de suivi d'une démarche de réseau ne parle pas d'élèves : il liste les établissements destinataires, le responsable de chacun et l'état de sa demande — soumise, en relecture, corrections demandées, approuvée, rejetée. Le porteur du réseau voit l'ensemble ; chaque établissement ne voit que la sienne, jamais les réponses des autres.

Qui peut créer une démarche de réseau

Seul un super-administrateur : elle sera visible de tous les établissements du réseau. Un administrateur d'établissement qui sélectionne l'un de ces cinq modèles voit la raison affichée et le bouton de création désactivé, plutôt qu'un refus au moment d'enregistrer.

Le document lui-même dit où il en est : tant qu'il n'est pas approuvé, il s'ouvre sur un encadré « Projet soumis à approbation » qui rappelle qu'il ne doit pas être publié ; une fois approuvé, cet encadré devient la mention d'approbation, avec sa version, sa date et son établissement. Il se télécharge alors en PDF depuis le suivi du dossier, prêt à être publié.

Une déclaration d'accessibilité n'est pas un formulaire à remplir de mémoire

La déclaration demande la date de l'audit, son auteur et les taux mesurés : publier des chiffres qui ne proviennent pas d'un audit réellement conduit expose à la sanction prévue à l'article 47 de la loi n° 2005-102. Tant qu'aucun audit n'a eu lieu, la valeur à déclarer est « non conforme » — c'est un choix du formulaire, pas un oubli.

Un texte qui reste modifiable

Le texte n'est pas figé dans le logiciel : chaque démarche porte son modèle de document, modifiable dans l'onglet Document de son espace de travail. Un modèle est le document lui-même, dans lequel les valeurs à remplir sont désignées par des marqueurs — {{dpo.contact}}, {{document.date|date}}. Le panneau de droite liste les champs du formulaire et les insère d'un clic ; il signale aussi tout marqueur qui ne correspond à aucun champ, c'est-à-dire tout blanc qui apparaîtrait à l'impression.

Aperçu — rendre le document avec un jeu de données d'exemple, avant et après approbation ;
Texte livré — revenir au texte fourni avec l'ENT après une modification malheureuse ;
Historique — retrouver et rétablir une version précédente du texte : sur un document juridique, savoir quel texte était en vigueur à une date donnée n'est pas un confort.

Chaque établissement dispose ainsi de sa version : la faire relire par son juriste, l'adapter à sa convention ENT, puis la faire approuver, sans attendre une mise à jour du logiciel.