Espace documentaire
Le disque personnel et partagé de l'ENT : chaque utilisateur y range ses fichiers (documents, images, présentations…) dans des dossiers, les retrouve depuis n'importe quel appareil et les partage avec des collègues, des classes ou des groupes, en réglant finement qui peut lire, modifier ou gérer.
Concrètement — L'enseignant dépose son support de cours dans un dossier partagé à la classe : les élèves y accèdent en lecture, où qu'ils soient.
Fonctionnalités
Cliquer sur une fonctionnalité pour atteindre son déroulé dans la section Aperçu. Toutes sont vérifiées par des tests automatisés, sauf mention contraire.
- Naviguer dans ses documents — stockage centralisé de fichiers variés (PDF, documents, présentations, images…), accessible multi-dispositifs.
- Suivre le quota de stockage — diagnostiquer l'espace utilisé, et être prévenu quand il approche de la saturation.
- Gérer et partager ses fichiers — organisation en dossiers, import, partage (droits fins lecture / édition / gestion), distribution de supports, interopérabilité avec les autres services, sauvegarde et récupération.
- Publier un document sur le portail public — rendre un document accessible sans connexion, via un lien, pour l'utiliser sur le site web public de l'établissement (réservé à l'administrateur ; pas encore couvert par les tests e2e).
- Documents synchronisés (NextCloud) — un espace de stockage personnel accessible aussi bien depuis l'ENT que depuis n'importe quel appareil (ordinateur, mobile) via un client NextCloud classique.
- Édition bureautique en ligne — ouvrir et modifier un document Word/Excel/PowerPoint directement dans le navigateur, sans logiciel installé.
- Coéditer un document en temps réel — plusieurs utilisateurs modifient simultanément le même document et voient les changements des autres au fur et à mesure.
- Bloquer les extensions de fichiers dangereuses — un administrateur interdit l'envoi de certains types de fichiers (.exe, .bat…), au niveau national ou par établissement.
Aperçu
Chaque fonctionnalité ci-dessous détaille son déroulé. Cliquer sur une capture l'agrandit ; les flèches ‹ › permettent de circuler entre toutes.
Naviguer dans ses documents
L'utilisateur ouvre l'espace documentaire et charge l'arborescence de ses fichiers et dossiers ; les documents se retrouvent depuis n'importe quel appareil.
Suivre le quota de stockage
L'espace affiche l'occupation du stockage, pour diagnostiquer le quota disponible.
Être prévenu avant la saturation
Regarder la jauge suppose d'y penser. L'ENT prévient donc de lui-même : dès que l'occupation dépasse le seuil réglé pour l'établissement — 80 % par défaut — de l'espace alloué, une notification « Votre espace de stockage est bientôt plein » arrive dans le fil de nouveautés de la personne concernée — cloche de l'en-tête, et résumé par courriel selon la fréquence qu'elle a choisie.
Trois précisions qui comptent à l'usage :
- L'alerte est nominative : elle ne part qu'à la personne dont l'espace se remplit, jamais à l'établissement.
- Elle ne se répète pas : elle est émise au franchissement du seuil, une fois. Repasser sous le seuil (après un ménage dans la corbeille, par exemple) réarme l'alerte pour la fois suivante — sans quoi une boîte durablement pleine notifierait à chaque dépôt de fichier.
- Elle prévient, elle ne bloque pas : le dépôt reste possible tant que le quota lui-même n'est pas atteint. C'est au franchissement du quota, et pas du seuil d'alerte, que l'envoi est refusé.
La messagerie applique le même mécanisme à son propre espace de pièces jointes, avec sa propre notification.
80 % par défaut. Un établissement peut fixer le sien (entre 50 et 95 %) — voir Stockage — alerte de quota. Ce n'est pas un réglage par utilisateur : il vaut pour tout l'établissement, quel que soit le quota alloué au profil. Une personne rattachée à plusieurs établissements est prévenue au seuil le plus bas des leurs.
Gérer et partager ses fichiers
Depuis l'explorateur de fichiers, on organise ses documents en dossiers et sous-dossiers, on importe des fichiers, on les partage à des utilisateurs ou des groupes avec des droits fins (lecture, édition, gestion) — pour distribuer des supports de cours — et l'on dispose de la corbeille pour la récupération. Ces parcours sont couverts par les tests e2e du module (création de dossier, import, quota) — détail dans la fiche technique.
À savoir — partager un document déplace le fichier dans "Documents partagés" : pour garder une copie dans ses documents personnels, l'ENT propose de copier avant de partager.
Publier un document sur le portail public
Un document de l'espace documentaire peut être rendu accessible sans connexion, pour être ensuite affiché ou téléchargé depuis le site web public de l'établissement (voir Portails publics (WordPress)) : plaquette de rentrée, règlement intérieur, menu de la cantine, affiche d'un événement…
Qui peut publier — l'action est réservée à l'administrateur local (ADML) de l'établissement du propriétaire du document, et au super-administrateur. Ce n'est pas un droit de partage : un enseignant ne peut pas publier lui-même un de ses documents. En pratique, il partage son fichier à l'administrateur (voir Gérer et partager ses fichiers), qui le publie ensuite.
Déroulé
- Dans l'espace documentaire, sélectionner un document (un seul à la fois — le bouton n'apparaît pas si plusieurs éléments sont cochés).
- Dans la barre d'actions, cliquer sur « Publier sur le portail public ».
- La fenêtre rappelle l'effet de l'action : « Ce document deviendra accessible sans connexion, via un lien public, jusqu'à ce qu'il soit retiré. » Confirmer avec Publier sur le portail public.
- La fenêtre affiche alors le lien du document, de la forme
/workspace/pub/document/<identifiant>, copiable en un clic. Ce lien est un chemin : pour l'utiliser hors de l'ENT, le préfixer par l'adresse de l'ENT (https://mon-ent.fr/workspace/pub/document/…). La page WordPress Documents du workspace affiche, elle, le lien complet, déjà prêt à copier.
Retirer une publication — sélectionner à nouveau le document, rouvrir « Publier sur le portail public » : la fenêtre indique que le document est publié et propose « Retirer du portail public ». Le lien cesse alors de fonctionner et le document disparaît de la liste proposée côté WordPress. Les liens déjà collés dans une page du site public deviennent inopérants — il faut retirer ces liens du site, ou republier le document.
Un document publié est servi à toute personne disposant du lien, sans authentification — il sort du périmètre de l'ENT. Il apparaît aussi dans la liste des documents publiés de l'établissement, consultable par les rédacteurs du site public. À n'utiliser que pour des contenus réellement destinés au grand public : jamais de données personnelles d'élèves, de notes, de listes nominatives ou de documents internes.
Documents synchronisés (NextCloud)
Cette sous-section n'apparaît que si l'intégration NextCloud est activée pour cet ENT (réglage
enable-nextcloud, cf. NextCloud & édition en ligne)
— ce n'est pas un comportement par défaut de l'espace documentaire.
En plus de son espace personnel, chaque utilisateur dispose d'un espace synchronisé NextCloud : les mêmes fichiers, accessibles à la fois depuis l'ENT (sous-section "Documents synchronisés" de l'espace documentaire) et depuis n'importe quel appareil via un client NextCloud standard (ordinateur, mobile, navigateur) — pratique pour retrouver ses documents hors de l'ENT.
Un document personnel ou partagé peut être déplacé vers l'espace synchronisé (glisser-déposer sur un dossier "Documents synchronisés") pour le rendre accessible sur tous les appareils — et inversement, un document synchronisé peut être ramené dans l'espace personnel de l'ENT.
Pas à pas — c'est quoi concrètement "Documents synchronisés" ?
Ce que c'est — chaque utilisateur dispose de son propre espace personnel NextCloud, exactement comme un "Google Drive" ou un "Dropbox" personnel : les fichiers qu'on y range sont accessibles depuis l'ENT (section "Documents synchronisés") et depuis n'importe quel autre appareil (ordinateur, mobile), à condition d'y installer l'application NextCloud et de s'y connecter avec son compte. Dans l'ENT, on ne voit jamais qu'un écran avec ses fichiers, à plat — aucune manipulation technique n'est nécessaire pour ça.
Le nom "dossier synchronisé" (visible dans l'écran de réglage admin, ex.
ENT_PARTAGE_UAI_0561522A) ne sert qu'à une seule chose : donner le nom à utiliser pour le dossier local, sur son PC ou son mobile, si et seulement si on installe l'application NextCloud en dehors de l'ENT. Ce nom n'apparaît jamais dans les écrans de l'ENT — inutile de le chercher là. Il évite simplement que deux comptes ENT de deux établissements différents, synchronisés sur le même PC, ne se mélangent (chacun son nom, basé sur son UAI).Ce que ce n'est pas — ce n'est pas un dossier commun ou partagé entre les utilisateurs d'un même établissement : chaque utilisateur a le sien, privé, invisible pour les autres. Ce n'est pas non plus lié au partage nominatif d'un document (voir plus haut) : partager un fichier avec un collègue ne le fait jamais transiter par ce dossier, ni chez celui qui partage, ni chez celui qui reçoit — c'est un mécanisme entièrement différent (le fichier partagé reste physiquement chez son propriétaire ; NextCloud donne juste un accès en lecture/écriture à l'autre utilisateur, visible chez lui à la racine de son espace, pas dans un dossier précis).
Édition bureautique en ligne
Un document Word, Excel ou PowerPoint — natif de l'ENT ou synchronisé NextCloud — s'ouvre et se modifie directement dans le navigateur via Collabora, sans installer de logiciel. Les fichiers PDF s'affichent en lecture ; leur édition n'est pas prise en charge par l'éditeur en ligne.
Les deux origines de document mènent au même éditeur, par deux chemins distincts :
- un document synchronisé NextCloud est édité par NextCloud lui-même ;
- un document natif de l'espace documentaire reste stocké dans l'ENT : il est sélectionné dans la liste, puis ouvert avec le bouton Éditer de la barre d'actions. Ce bouton n'apparaît que pour les utilisateurs à qui l'administrateur a accordé le droit correspondant — l'établissement choisit donc quels profils éditent en ligne.
Dans les deux cas, les modifications sont enregistrées dans le document d'origine, à son emplacement d'origine : aucune copie n'est créée, rien n'est à ré-importer après édition.
Pour les documents synchronisés NextCloud, OnlyOffice est une alternative à Collabora supportée par la plateforme NextCloud sous-jacente ; le choix entre les deux relève d'un réglage d'administration NextCloud, pas d'un choix par l'utilisateur au moment de l'édition.
Coéditer un document en temps réel
Quand un document est partagé avec un ou plusieurs autres utilisateurs, chacun peut l'ouvrir dans l'éditeur en ligne en même temps : les modifications de chacun apparaissent chez les autres au fur et à mesure, sans étape de synchronisation manuelle. Les droits accordés au moment du partage (lecture, édition…) déterminent ce que chaque utilisateur peut faire une fois le document ouvert.
Bloquer les extensions de fichiers dangereuses
Par défaut, l'envoi de fichiers exécutables ou de scripts (.exe, .bat, .cmd, .js, .vbs,
.ps1, .jar…) est interdit — aussi bien dans l'espace documentaire natif de l'ENT que dans
les documents synchronisés NextCloud. Si un utilisateur tente d'envoyer un tel fichier, l'envoi est
refusé avec un message explicite.
Un administrateur peut personnaliser cette liste — retirer une extension pour la laisser passer, ou en ajouter d'autres — depuis la console NextCloud (accessible via Admin › Applications & connecteurs, bouton Partage sur la tuile Documents synchronisés) :
- le super-administrateur règle la valeur par défaut nationale, qui s'applique à tous les établissements n'ayant rien personnalisé ;
- un administrateur d'établissement peut surcharger ce défaut pour son propre établissement uniquement ; s'il en gère plusieurs, il choisit lequel configurer (sinon il arrive directement sur le sien).
Ce même écran permet aussi de régler, avec la même logique (établissement > national > valeur par défaut) :
- le nom du dossier synchronisé (préfixe national suivi automatiquement du code UAI de
l'établissement, ex.
ENT_PARTAGE_UAI_0561522A) — ce dossier est créé automatiquement côté serveur NextCloud dès la première connexion de l'utilisateur, sans action de sa part ; - la bande passante du client de synchronisation de bureau (dépend du réseau propre à chaque établissement).
Couverture des tests e2e et conformité au référentiel Open ENT NG : voir Détails techniques — Espace documentaire.
Fonctionnement des briques sous-jacentes (connecteur NextCloud, connecteur lool, serveur
d'édition Collabora) : voir NextCloud & édition en ligne.