Démarches
Créer des formulaires et des démarches en ligne pour les familles : partir d'un modèle, l'adapter, puis diffuser par lien, QR code ou directement aux utilisateurs de l'ENT. Suivre ensuite les réponses et traiter chaque dossier depuis un espace unique.
Créer → Diffuser → Recevoir → Traiter.
Concrètement — Pour la pré-inscription, le secrétariat part du modèle « Pré-inscription », le diffuse par QR code, puis traite chaque dossier reçu jusqu'à la création des comptes ENT.
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Cette page décrit le fonctionnement commun à toutes les démarches — concevoir, diffuser, suivre, traiter. Chaque démarche disponible par défaut dans la plateforme a sa page dédiée, listée dans la carte ci-dessous.
Le catalogue des démarches
Selon le modèle choisi, une démarche suit l'un de ces quatre parcours :
| Type | Pour quoi faire | Résultat |
|---|---|---|
| Collecte | Sondage, consultation, recueil d'informations | Réponses suivies et exportables |
| Décision | Autorisation, validation, demande | Décision motivée et famille notifiée |
| Provision de comptes | Inscription, pré-inscription | Décision + création automatique des comptes ENT |
| Document | Attestation, certificat | Rien à remplir : l'établissement produit et distribue un document déjà rempli depuis l'annuaire |
- Une colonne par type de parcours ; à l'intérieur, les démarches sont regroupées par domaine.
- Une démarche soulignée est disponible par défaut en modèle prêt à l'emploi et renvoie vers sa page dédiée. Une démarche en gris relève du catalogue de modèles envisagés : elle se construit dès aujourd'hui avec le concepteur, mais aucun modèle n'est fourni par défaut.
- Les chips et la recherche filtrent la carte ; « Disponibles par défaut seulement » masque le reste.
Le catalogue n'est jamais figé : les administrateurs peuvent promouvoir leurs propres démarches en modèles et les partager avec leur établissement ou tout le réseau.
Fonctionnalités
Chaque fonctionnalité est détaillée plus bas et illustrée par des captures, dans cette page ou dans la page de la démarche concernée ; toutes sont vérifiées par des tests automatisés (détail de la couverture dans les détails techniques).
- Créer un formulaire — à partir d'un modèle, avec des champs du référentiel ou personnalisés.
- Choisir un type de démarche — collecte, décision, provision de comptes ou document.
- Diffuser — par lien public, QR code, e-mail ou auprès d'une ou plusieurs classes.
- Joindre une pièce justificative — depuis son ordinateur ou, pour un utilisateur connecté, depuis son espace documentaire.
- Suivre les réponses — dossiers, pièces jointes, exports et PDF récapitulatif.
- Traiter et personnaliser le workflow — étapes et transitions adaptables à chaque démarche.
- Créer les comptes ENT — automatiquement après l'acceptation d'une inscription.
- Classer les démarches — avec des étiquettes et des filtres.
- Réutiliser et partager des modèles — au sein d'un établissement ou du réseau.
- Produire un document réglementaire — CGU, chartes, déclaration d'accessibilité et schéma pluriannuel : le texte est fourni, les mentions propres à l'établissement se saisissent au formulaire, et le responsable d'établissement approuve.
Créer une démarche
Chaque démarche ouvre un espace de travail à cinq écrans — Concepteur, Document, Workflow, Diffusion et Suivi. Le concepteur est un éditeur visuel, sans code : on glisse les champs depuis une palette, on les réordonne, et un inspecteur règle chaque champ sélectionné (libellé, type, obligatoire, source de référentiel).
- Partir d'un modèle (pré-inscription, autorisation, sondage…) puis le personnaliser ;
- Palette de champs prêts à l'emploi — champs du référentiel de l'établissement ou champs personnalisés (texte, e-mail, téléphone, date, liste, pièce jointe…) ;
- Champs obligatoires ou facultatifs, blocs répétables (« ajouter un responsable ») et sections pour structurer le formulaire.
Diffuser une démarche
Une démarche se diffuse de plusieurs façons, selon que le destinataire est déjà connu de l'ENT ou non :
- Lien public — pour un public qui ne possède pas encore de compte ENT : un lien et un QR code sont publiés (site de l'établissement, affichage…). La famille répond sans compte, la campagne peut être bornée dans le temps et un brouillon reste modifiable avant l'envoi.
- Invitation personnelle — pour une famille déjà identifiée (accueil, téléphone) : un e-mail avec un lien personnel, éventuellement pré-rempli des informations déjà connues.
- Démarche ciblée — pour un utilisateur déjà connu de l'ENT (un parent rattaché, par exemple) : le formulaire est pré-rempli depuis son profil et le dossier lui est rattaché.
- Diffusion à une ou plusieurs classes — pour adresser la démarche à tous les parents ou élèves d'une classe, de plusieurs classes, ou de tout l'établissement en une fois : chaque destinataire reçoit un dossier pré-rempli depuis l'annuaire ENT (élève, coordonnées du responsable) et une notification dans son fil ENT et par e-mail. Un tableau de suivi indique qui a répondu, dans quelle classe, et qui reste à relancer.
Les classes se cochent dans une liste (avec un « tout cocher » pour l'établissement entier), et le public visé — parents ou élèves — s'applique à l'ensemble de la sélection. Une diffusion ne sert jamais deux fois le même élève : rediffuser parce qu'une classe avait été oubliée n'envoie rien aux familles déjà servies, et le message de confirmation indique combien de destinataires ont été ignorés à ce titre. Un élève inscrit dans deux des classes cochées ne reçoit lui aussi qu'un seul dossier.
Concrètement — Pour le voyage à Londres de la 401, le professeur principal diffuse la démarche à la classe : chaque famille reçoit dans son fil ENT et par e-mail un formulaire déjà renseigné, et l'enseignant suit en direct le nombre de réponses reçues. Pour le règlement intérieur, le chef d'établissement coche au contraire toutes les classes en une seule diffusion.
Joindre une pièce justificative
Une demande s'accompagne souvent d'un justificatif — attestation d'assurance, justificatif de domicile, certificat médical. Deux origines sont proposées à celui qui remplit le formulaire :
- Depuis son ordinateur — le dépôt classique, ouvert à tous, y compris à une famille sans compte ENT (10 Mo maximum par fichier) ;
- Depuis son espace documentaire — pour un utilisateur connecté à l'ENT : un bouton Mon espace documentaire ouvre ses documents, où il retrouve ce qu'il y a déjà rangé sans avoir à le télécharger puis à le redéposer. Le document d'origine reste dans son espace documentaire : c'est une copie qui accompagne la demande.
Le sélecteur reprend l'organisation de l'espace documentaire : Mes documents, Partagés avec moi et Espace de travail, avec la navigation dans les dossiers. Le bouton n'apparaît qu'aux utilisateurs connectés — une famille qui répond par simple lien public n'a pas d'espace documentaire, et le formulaire ne lui propose que son ordinateur.
Les pièces se déposent à deux endroits, selon la façon dont la démarche a été conçue :
- dans le bloc Pièces justificatives, commun à toute la demande, pour les justificatifs libres ;
- dans un champ « Pièce jointe » posé par le concepteur, quand la démarche attend un document précis à un endroit précis du formulaire (« Justificatif de domicile »). Une pièce déposée à ce titre reste rattachée à sa question, et la remplacer remplace le document précédent.
Suivre les réponses
Chaque réponse devient un dossier consultable dans le back-office :
- Volumétrie des réponses et consultation des réponses individuelles ;
- Export CSV (Excel) et formulaire vierge Word (
.doc), à remplir hors-ligne ; - Pièces jointes déposées par la famille et PDF récapitulatif du dossier.
Traiter un dossier
Chaque dossier suit les étapes définies pour la démarche — réception, prise en charge, demande de complément, acceptation ou refus — et la famille est notifiée par e-mail à chaque étape (un e-mail HTML avec en-tête au logo de l'établissement).
Les étapes et transitions sont personnalisables par campagne (voir Workflows personnalisables), et chaque changement d'état est tracé pour garder l'historique de la décision.
Créer les comptes ENT
C'est la valeur ajoutée du type Provision de comptes. Quand un dossier d'inscription est accepté, Démarches crée ou met à jour les comptes de l'élève et de ses responsables et les rattache à la structure et à la classe — sans ressaisie par le secrétariat.
Chaque compte créé est doté d'un identifiant et d'un code d'activation. La politique d'activation se choisit à la création de la démarche :
- Remise par le secrétariat (par défaut) — le trousseau (login + code) est consultable dans le dossier, à transmettre aux familles ;
- Envoi par e-mail — les identifiants sont envoyés automatiquement à la famille dès la provision.
Parcours complet : Pré-inscription et dossier d'inscription.
Réutiliser un modèle
Par défaut, une démarche appartient à l'établissement qui l'a créée. Deux mécanismes, réservés aux administrateurs, permettent de la mutualiser depuis le menu Administration :
- Promouvoir en modèle — une démarche aboutie devient un modèle réutilisable, proposé aux gestionnaires de l'établissement (ADML) ou à tout le réseau (super-administrateur). Il rejoint la même galerie que les modèles fournis, marqué de son origine, et peut être supprimé par un administrateur.
- Dupliquer vers un autre établissement — un ADML qui administre plusieurs établissements peut copier un formulaire de l'un vers l'autre.
Concrètement — Une collectivité conçoit un formulaire « Autorisation de sortie » irréprochable dans un collège pilote, puis le promeut en modèle de réseau : tous les établissements le retrouvent comme point de départ, sans le ressaisir.
Le partage ne concerne que le modèle (ou une copie) : chaque établissement garde ses propres dossiers et données de familles. Aucun dossier n'est partagé entre établissements.
Les démarches du carnet de correspondance
Quatre modèles reprennent les pages que les familles remplissaient au dos du carnet de correspondance papier, en début d'année. Chacun a sa page :
| Modèle | Type | Ce qu'il recueille |
|---|---|---|
| Règles de conduite et de fonctionnement | Décision | La prise de connaissance du règlement intérieur, chapitre par chapitre, et son paraphe par l'élève et son responsable légal. |
| Autorisation permanente pour voyages et sorties | Décision | La participation de l'enfant à l'ensemble des voyages et sorties de l'année, et l'autorisation donnée aux accompagnateurs de faire prodiguer des soins ou de faire procéder à une hospitalisation. |
| Autorisation familiale permanente (fiche d'urgence) | Décision | Numéros à appeler et personnes à prévenir, centre de sécurité sociale, autorisations de transport vers un centre de soins, d'intervention chirurgicale et d'anesthésie, dernier rappel antitétanique, traitement en cours, médecin de famille. |
| Régime scolaire et autorisations de sortie | Décision | Régime de restauration (externe / demi-pensionnaire et jours concernés), transport scolaire, et régime de sortie de l'établissement (régime 1, 2 ou 3). |
Trois d'entre elles sont permanentes : données une fois, elles valent pour toute l'année scolaire. À ne pas confondre avec le modèle voyage / sortie scolaire, qui porte sur un déplacement précis (dates, destination, sortie du territoire) et se remplit à chaque voyage — les deux coexistent et ne se remplacent pas. La quatrième, le règlement intérieur, ne se remplit pas : elle se signe à deux.
Une fois la démarche diffusée à une classe, chaque famille reçoit un dossier pré-rempli avec ce que l'annuaire sait déjà (identité de l'enfant, classe, coordonnées du responsable) et n'a plus qu'à compléter et signer. Après acceptation par l'établissement, l'état de l'autorisation apparaît automatiquement dans l'onglet Autorisations & régime du carnet de correspondance de l'enfant, avec le résumé de ce qui a été signé. Qui remplit, qui instruit et qui voit quoi : Carnet de correspondance — Capacités par profil.
C'est la diffusion à une classe qui rattache le dossier à l'élève. Une démarche remplie depuis un lien public générique reste valable, mais le carnet de correspondance ne peut pas l'afficher en face du bon enfant : pour ces modèles, diffuser à la classe est le chemin à privilégier.
Produire un document réglementaire
Certaines démarches ne collectent pas des réponses : elles fabriquent un document. Cinq démarches disponibles par défaut couvrent les textes dont la loi fixe le contenu — conditions générales d'utilisation, charte d'utilisation, charte de protection des données personnelles, déclaration d'accessibilité, schéma pluriannuel de mise en accessibilité.
Elles ne sont pas les démarches d'un établissement : elles leur sont adressées par le porteur du service (collectivité, académie, super-administrateur), qui rédige une fois puis adresse la demande à chaque établissement et à son responsable, lequel approuve. Elles portent partout la mention « Réseau ».
Circuit complet, textes produits et modèle de document éditable : Documents réglementaires.
Champs du référentiel
Certains champs utilisent directement les données déjà disponibles dans l'ENT ou dans des services partagés : la famille choisit alors une valeur dans une liste ou bénéficie d'une autocomplétion, plutôt que de la ressaisir.
| Champ | Source | Pour la famille |
|---|---|---|
| Commune / ville | Recherche par code postal | Autocomplétion, sans erreur de saisie |
| Établissement, formation, classe | Référentiel de l'ENT | Choix dans la liste réelle de l'établissement |
| Matière enseignée | Référentiel des matières | Liste normalisée |
| Année d'inscription | Année en cours / suivante | Choix borné |
Workflows personnalisables
Un workflow décrit le parcours d'un dossier : ses étapes, les transitions autorisées entre elles, et les actions déclenchées à chaque étape (notifier la famille, demander des pièces, créer les comptes…). Les trois types disponibles par défaut — collecte, décision, provision de comptes — sont des workflows prêts à l'emploi.
Depuis l'onglet Workflow de l'espace de travail, le gestionnaire visualise ce parcours puis l'édite sans écrire de code : ajouter, renommer ou supprimer une transition, choisir ses états source et cible, indiquer si elle exige un motif ou constitue une décision finale. Il peut aussi définir ses propres états intermédiaires (ex. « Avis du directeur ») en complément des états standards. Un bouton Réinitialiser rétablit à tout moment le workflow prédéfini du type.
Classer par étiquettes
Chaque démarche peut porter une ou plusieurs étiquettes (Inscription, Autorisation, Sortie / Voyage, Sondage…) pour la classer. Chaque établissement gère son propre jeu d'étiquettes (création, renommage, suppression) depuis l'éditeur d'une démarche. La liste des démarches affiche des badges colorés et propose des filtres par étiquette.
Sécurité et RGPD
- Les liens publics utilisent un jeton non devinable, une campagne bornée dans le temps et des protections anti-robot à l'envoi ;
- Le back-office est réservé aux gestionnaires / administrateurs de l'établissement ;
- Les données sont hébergées en France, avec consentement explicite, conservation limitée et export par dossier (portabilité) ;
- La création de comptes, action sensible, passe par un droit dédié et reste journalisée.
Périmètre
| Inclus | Hors périmètre (à ce stade) |
|---|---|
| Concepteur de formulaire (modèles, champs référentiel et personnalisés, obligatoire / facultatif) | Paiement en ligne des frais |
| Diffusion publique : lien + QR code, blocs répétables, recherche de ville | Synchronisation SIECLE / AAF en temps réel |
Suivi des réponses + export CSV (Excel) et formulaire vierge Word (.doc) | Bascule annuelle automatique |
| Workflow décisionnel (statuts + notifications) personnalisable (édition graphique des transitions) | Import massif de dossiers |
| Création des comptes + rattachement au référentiel (type provision de comptes) | |
| Étiquettes multiples administrables par établissement (classement + filtres) | |
| Modèles d'établissement / réseau + copie inter-établissement (réservés aux ADML / super-admin) | Partage des dossiers entre établissements (cloisonnés à dessein) |
Parcours illustrés
Les captures de chaque parcours sont désormais rangées avec la démarche qu'elles illustrent :
| Parcours | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Pré-inscription et dossier d'inscription | Du modèle à la création des comptes et au trousseau d'activation |
| Voyage et sortie scolaire | Diffusion à une classe, dossier pré-rempli, taux de réponse, décision |
| Convention de stage (PFMP) | Signature du maître de stage et cachet d'établissement (esign, PAdES) |
| Règlement intérieur | Le double paraphe élève + responsable légal |
| Régime scolaire et autorisations de sortie | Un modèle du carnet, du formulaire à la décision |
| Sondage | Collecte sans décision, réponse sans compte ENT |
| Invitation à la réunion parents-professeurs | L'établissement invite une classe, la famille choisit présentiel ou visioconférence |
| Documents réglementaires | Éditeur de document, aperçu, approbation, documents produits |
| Certificat de scolarité | Document produit depuis l'annuaire, en-tête et cachet |
| Changement de régime de cantine | Demande de la famille et refus après la date limite |
Mise à disposition
Comme toute application, Démarches s'ouvre à un établissement et à des groupes depuis
(voir
Donner accès à une application). Le back-office
requiert le droit workflowhub.view (consultation) ou workflowhub.manage (conception, décision,
provision).
Couverture des tests e2e et conformité au référentiel Open ENT NG : voir Détails techniques — Démarches.