Démarches
Le générateur de formulaires et de démarches en ligne pour les familles. Un administrateur d'établissement paramètre un formulaire (inscription, pré-inscription, autorisation, sondage…), le diffuse aux familles sans compte ENT — par simple lien ou QR code — puis suit et traite les réponses grâce à un workflow. Ce n'est pas un formulaire figé, mais un outil de création : on part d'un modèle et on l'adapte aux besoins de l'établissement.
Concrètement — Pour la campagne de pré-inscription, le secrétariat génère un formulaire à partir du modèle « Pré-inscription », le diffuse via un QR code sur le site de l'école, puis traite chaque dossier reçu (acceptation, demande de pièces ou refus) — et, pour les élèves admis, crée automatiquement leurs comptes dans l'ENT.
Maintenu par Pass Technologie.
Démarches (module workflowhub) est opérationnel de bout en bout : conception d'un
formulaire à partir d'un modèle, diffusion par lien public / QR code, saisie par les familles
sans compte ENT, suivi et décision des dossiers, et création des comptes dans l'ENT pour
les inscriptions acceptées. Ce cycle complet est couvert par un test automatisé (voir Aperçu).
La famille est notifiée par e-mail (HTML, en-tête au logo de l'établissement) à chaque jalon, peut joindre des pièces justificatives, et peut être invitée nominativement par e-mail (lien personnel pré-rempli). Un utilisateur connu peut aussi démarrer une démarche ciblée (dossier pré-rempli depuis son compte ENT). Chaque dossier dispose d'un récapitulatif PDF. Le gestionnaire peut enfin personnaliser graphiquement le workflow d'une campagne — transitions (libellés d'actions, motif requis, décision) et états intermédiaires propres à l'établissement.
Fonctionnalités
Chaque fonctionnalité est détaillée plus bas et illustrée par des captures dans la section Aperçu. Toutes sont vérifiées par des tests automatisés de bout en bout (le détail de la couverture figure dans les détails techniques).
- Concevoir un formulaire — éditeur visuel (glisser-déposer), modèles, champs du référentiel et personnalisés, blocs répétables et sections.
- Trois types de démarches — collecte (sondage), décisionnel (autorisation) et provisionnant (inscription), avec un catalogue de modèles réseau prêts à l'emploi (par type de workflow).
- Adresser une démarche aux familles — lien public + QR code, invitation nominative par e-mail, démarche ciblée pré-remplie, diffusion à une classe entière.
- Suivre et traiter les dossiers — volumétrie, réponses individuelles, export CSV (Excel) et formulaire vierge Word, pièces jointes, PDF récapitulatif.
- Personnaliser le workflow — éditeur graphique des transitions et des états intermédiaires, propre à chaque campagne.
- Créer les comptes ENT — à l'acceptation d'une inscription, création / rattachement des comptes élève et responsables (type provisionnant).
- Classer par étiquettes — étiquettes multiples, badges colorés et filtres ; jeu d'étiquettes administrable par établissement.
- Réutiliser et partager entre établissements — promotion en modèle d'établissement / de réseau et copie inter-établissement (réservées aux ADML / super-administrateur).
Créer un formulaire
Chaque démarche ouvre un espace de travail à quatre écrans — Concepteur, Workflow, Diffusion et Suivi. Le concepteur est un éditeur visuel : on glisse les champs depuis une palette vers le formulaire, on les réordonne, et un inspecteur règle chaque champ sélectionné (libellé, type, obligatoire, affiché aux familles, source de référentiel). Aucun code.
- Partir d'un modèle (pré-inscription, autorisation, sondage…) puis le personnaliser : glisser, retirer ou réordonner des champs ;
- Palette de champs prêts à l'emploi : champs issus du référentiel de l'établissement (établissement, formation, classe…) ou champs personnalisés (texte, e-mail, téléphone, date, nombre, liste, pièce jointe…) ;
- Champs obligatoires ou facultatifs, blocs répétables (« ajouter un responsable », « inscrire un 2ᵉ élève ») et sections pour structurer le formulaire ;
- Aide à la saisie pour les familles : recherche de la ville par code postal.
Chaque démarche peut porter une ou plusieurs étiquettes pour la classer (Inscription, Autorisation, Sortie / Voyage, Sondage, Vie scolaire…). Les étiquettes sont administrables par établissement : chaque établissement gère son propre jeu d'étiquettes (création, renommage, suppression) depuis l'éditeur d'une démarche. La liste des démarches affiche les étiquettes en badges colorés et propose des filtres par étiquette ; les étiquettes restent modifiables à tout moment depuis l'espace de travail.
Réutiliser et partager entre établissements
Par défaut, une démarche appartient à l'établissement qui l'a créée : seuls ses gestionnaires la voient et la traitent. Pour mutualiser un formulaire bien conçu, deux mécanismes — réservés aux administrateurs (ADML, et super-administrateur pour la portée réseau) — sont disponibles depuis le menu Administration de l'espace de travail.
-
Promouvoir en modèle. Une campagne aboutie devient un modèle réutilisable (formulaire + workflow + catégorie) :
- modèle d'établissement (ADML) — proposé aux gestionnaires de l'établissement comme point de départ, aux côtés des modèles livrés ;
- modèle de réseau (super-administrateur) — proposé à tous les établissements.
À la création d'une démarche, les modèles sont regroupés en Modèles fournis, Modèles de mon établissement et Modèles du réseau ; un administrateur peut retirer un modèle qu'il gère.
- Dupliquer vers un autre établissement. Un ADML qui administre plusieurs établissements peut copier un formulaire de l'un vers l'autre (formulaire, workflow et catégorie repris, nouveau brouillon). La copie n'est possible que vers un établissement dont l'utilisateur est ADML.
Concrètement — Une collectivité conçoit un formulaire « Autorisation de sortie » irréprochable dans un collège pilote, puis le promeut en modèle de réseau : tous les établissements le retrouvent comme modèle de départ, sans le ressaisir.
Le partage ne concerne que la trame (modèle) ou une copie : chaque établissement garde ses propres dossiers et données de familles, cloisonnés. Aucun dossier n'est partagé entre établissements.
Champs alimentés par des services
Pour éviter aux familles de ressaisir ce que l'ENT connaît déjà — et à l'administrateur de maintenir des listes — certains champs sont alimentés par des services partagés. À la conception, l'administrateur choisit un type de champ et la source se branche automatiquement ; côté famille, la saisie devient une autocomplétion ou une liste déroulante.
| Type de champ | Source | Pour la famille |
|---|---|---|
| Commune / ville | Recherche par code postal (base adresse nationale) | Autocomplétion, plus de faute de frappe |
| Établissement, formation, classe | Référentiel de l'ENT | Choix dans la liste réelle de l'établissement |
| Matière enseignée | Référentiel des matières | Liste normalisée |
| Année d'inscription | Année en cours / année suivante | Choix borné |
Ces services sont génériques et mutualisés : un même connecteur (ex. « commune ») sert dans n'importe quel formulaire, et la liste s'enrichit au fil des besoins (nationalités, régimes…).
Les données de référence (communes, codes postaux, matières, formations…) sont exposées comme des API de catalogue réutilisables, indépendantes d'un formulaire donné. Ajouter un nouveau type de champ revient alors à « brancher une source » plutôt qu'à coder un formulaire spécifique.
Adresser une démarche aux familles
Une même démarche peut être ouverte à tous ou adressée à une personne précise, selon que le destinataire est déjà connu de l'ENT ou non.
À un public non identifié — lien ouvert
Pour une pré-inscription d'un élève pas encore dans l'ENT : un lien public et un QR code sont publiés (site de l'établissement, affichage, courrier). N'importe quelle famille peut répondre, sans compte ENT. La campagne est bornée dans le temps et la famille peut enregistrer un brouillon pour reprendre sa saisie avant l'envoi.
À un utilisateur connu — démarche ciblée
Quand le destinataire possède déjà un compte ENT (un parent rattaché, par exemple), la démarche peut lui être adressée nominativement : le formulaire est pré-rempli depuis son profil et le dossier est rattaché à son compte, ce qui évite la ressaisie et fiabilise l'identité.
Après un premier contact — invitation par e-mail
Cas fréquent de l'inscription : une famille prend contact (téléphone, accueil), puis on lui envoie le formulaire. Le secrétariat saisit l'e-mail du parent et déclenche une invitation : la famille reçoit un lien personnel — éventuellement pré-renseigné des informations déjà recueillies et à usage limité — pour compléter et envoyer son dossier, qui entre alors dans le workflow comme les autres.
Concrètement — Au téléphone, un parent souhaite inscrire son enfant. L'agent crée une invitation avec son adresse e-mail ; le parent reçoit un lien, complète le dossier déjà pré-rempli de son nom, et le secrétariat le traite à réception.
À une classe entière — diffusion ciblée aux utilisateurs ENT
Quand la démarche s'adresse à toute une classe (autorisation de voyage, sortie scolaire, consentement…), l'enseignant ou la vie-scolaire la diffuse en une fois aux parents (ou aux élèves) de la classe. Pour chaque destinataire, Démarches crée un dossier personnel pré-rempli (élève rattaché + responsable) et le notifie dans le fil de nouveautés de l'ENT et par e-mail, avec un lien direct vers son dossier. Côté émetteur, un tableau de suivi affiche le taux de réponse — qui a répondu, qui reste à relancer — sans ressaisir aucune liste.
Concrètement — Pour le voyage à Londres de la 401, le professeur principal sélectionne la classe, choisit « Parents », et diffuse : chaque famille reçoit dans son fil ENT et par e-mail le formulaire (sortie du territoire / CERFA, attestation sanitaire), et l'enseignant suit en direct le nombre de réponses reçues avant d'accepter chaque dossier.
Suivre et traiter les réponses
Côté établissement, chaque réponse devient un dossier suivi dans un back-office :
- Volumétrie des réponses et consultation des réponses individuelles (payload complet) ;
- Export des réponses en CSV (ouvrable dans Excel) et impression du formulaire vierge en
Word (
.doc, à remplir hors-ligne) ; - Pièces jointes déposées par la famille et téléchargeables par dossier ; PDF récapitulatif du dossier ;
- Un workflow de traitement adapté au type de démarche (voir ci-dessous).
Trois types de démarches
Selon le modèle choisi, le formulaire embarque l'un des trois workflows :
| Type | Usage | Ce qu'il produit |
|---|---|---|
| Collecte | Sondage, information | Suivi des réponses + export CSV / Excel |
| Décisionnel | Validation, autorisation | Statuts de traitement + notification de la famille |
| Provisionnant | Inscription, pré-inscription | Décisionnel + création des comptes et rattachement au référentiel |
Trois modèles sont livrés prêts à l'emploi : la pré-inscription (type provisionnant), le voyage / sortie scolaire (type décisionnel — sortie du territoire référencée au CERFA 15646*01, attestation sanitaire, renseignements famille ; diffusé à une classe et tranché dossier par dossier) et le sondage / consultation des familles (type collecte). Ce dernier reproduit l'expérience « Formulaires et sondages » que les familles connaissent ailleurs : l'établissement publie un formulaire (présence de fin d'année, consultation, inscription à une activité…), les familles y répondent sans compte ENT, et le secrétariat suit la volumétrie et exporte les réponses en CSV — sans étape de décision.
Un catalogue de modèles par type de workflow
Au-delà des trois modèles livrés, une bibliothèque de modèles « réseau » couvre les démarches les plus courantes d'un établissement. Chaque modèle embarque le workflow adapté à son usage — c'est ce qui illustre la variété des parcours : une simple collecte d'informations ne suit pas le même circuit qu'une autorisation soumise à décision. Tous restent des points de départ personnalisables : une fois la démarche créée, le concepteur et l'éditeur graphique de workflow permettent d'ajouter des champs, des états intermédiaires et de router les transitions sur mesure.
| Modèle | Catégorie | Type de workflow | Ce que le workflow produit |
|---|---|---|---|
| Autorisation de droit à l'image | Vie scolaire | Décisionnel | Accord / refus parental tracé et notifié |
| Inscription à la restauration scolaire | Restauration | Décisionnel | Validation du régime et du forfait |
| Inscription au transport scolaire | Transport | Décisionnel | Validation de la ligne et des arrêts |
| Demande d'aide du fonds social | Aide sociale | Décisionnel | Instruction par la commission, décision motivée |
| Déclaration de stage / convention (PFMP) | Stages | Décisionnel | Validation avant édition de la convention |
| Fiche de renseignements et d'urgence | Santé | Collecte | Recueil annuel, consultable par la vie-scolaire / l'infirmerie |
| Demande de rendez-vous avec un enseignant | Vie scolaire | Collecte | Demande transmise et suivie, créneau confirmé |
À la création d'une démarche, ces modèles apparaissent dans la rubrique Modèles du réseau, aux côtés des modèles fournis et des éventuels modèles de mon établissement.
Le type de workflow n'est pas un détail technique : c'est lui qui détermine le parcours du dossier. Un droit à l'image ou une inscription au transport sont décisionnels (l'établissement tranche et notifie la famille) ; une fiche d'urgence est une collecte (on recueille, on ne décide pas). Partir du bon modèle, c'est démarrer avec le bon parcours pré-câblé — puis l'affiner.
Cycle de vie d'un dossier
Pour les démarches décisionnelles et provisionnantes, chaque dossier suit un parcours clair, et la famille est notifiée par e-mail à chaque jalon (accusé de réception, décision) :
Chaque changement d'état est tracé (journal du dossier) pour garder l'historique de la décision.
Inscription : création automatique des comptes
C'est la valeur ajoutée du type provisionnant. Quand un dossier d'inscription est accepté, Démarches peut créer ou mettre à jour les comptes de l'élève et de ses responsables et les rattacher à la structure et à la classe — sans ressaisie par le secrétariat. La création réutilise le mécanisme d'alimentation officiel d'OpenENT (voir Import de données AAF pour la gestion du référentiel).
Garde-fous : idempotence (un dossier déjà provisionné n'est pas rejoué), détection des comptes existants (un élève ou responsable déjà présent est rattaché plutôt que recréé), lien de parenté responsable ↔ élève, et journalisation de cette action sensible.
Chaque compte créé est doté d'un identifiant et d'un code d'activation (à choisir un mot de passe à la première connexion). La politique d'activation se choisit à la création de la démarche :
- Remise par le secrétariat (par défaut) — le trousseau (login + code) est consultable dans le dossier, à transmettre aux familles selon le canal de l'établissement ;
- Envoi par e-mail — les identifiants sont envoyés automatiquement à la famille dès la provision.
Le moteur de démarches : workflow et états
Derrière chaque démarche, un workflow décrit le parcours d'un dossier : ses étapes (états), les transitions autorisées entre elles, et les actions déclenchées à chaque étape (notifier la famille, demander des pièces, créer les comptes…). Les trois types livrés — collecte, décisionnel, provisionnant — sont des workflows prêts à l'emploi.
Le visualiser et l'éditer graphiquement
Depuis l'onglet Workflow de l'espace de travail de la campagne, le gestionnaire visualise le parcours — des états (nœuds) reliés par des flèches de transition, à l'image du schéma du cycle de vie — puis l'édite sans écrire de code : ajouter, renommer ou supprimer une transition, choisir ses états source et cible, indiquer si elle exige un motif et si elle constitue une décision finale (horodatée, avec auteur). La définition est propre à chaque campagne ; un bouton Réinitialiser rétablit à tout moment le workflow prédéfini du type.
Au-delà des transitions, l'administrateur peut définir ses propres états intermédiaires (ex. « Avis du directeur », « En attente de pièces ») en complément des états canoniques (Envoyé, En cours, Complément, Accepté, Refusé), et router les transitions vers ces états sur mesure. Les états canoniques conservent leur rôle (envoi du dossier, acceptation déclenchant la création des comptes, notifications) ; les états personnalisés enrichissent le parcours interne de traitement.
Faut-il un moteur d'états générique ou des workflows figés ? L'approche retenue est progressive, du plus simple au plus ouvert :
- Workflows prédéfinis (collecte / décisionnel / provisionnant) — couvrent l'essentiel des besoins et sont disponibles d'emblée ;
- Workflow configurable — l'établissement personnalise les transitions et les états d'une campagne par édition graphique (livré) : il ajoute ses propres états intermédiaires et route les transitions sur mesure, au-dessus du socle canonique.
Cette progressivité évite d'imposer un moteur complexe avant d'en avoir l'usage, tout en gardant la trajectoire vers des workflows sur mesure. Techniquement, un dossier reste une machine à états : c'est le degré de configuration offert à l'administrateur qui s'ouvre par étapes.
Sécurité & RGPD
- Accès public maîtrisé : jeton de lien non devinable, campagne bornée par des dates, protections anti-robot à l'envoi ;
- Back-office réservé aux gestionnaires / administrateurs de l'établissement
(droits
workflowhub.view/workflowhub.manage) ; - Données de mineurs : hébergement en France, consentement explicite, conservation limitée avec purge, export par dossier (portabilité), traçabilité ;
- La création de comptes (écriture du référentiel) est une action sensible : droit dédié, double confirmation et audit.
Périmètre
| Inclus | Hors périmètre (à ce stade) |
|---|---|
| Concepteur de formulaire (modèles, champs référentiel et personnalisés, obligatoire / facultatif) | Paiement en ligne des frais |
| Diffusion publique : lien + QR code, blocs répétables, recherche de ville | Synchronisation SIECLE / AAF en temps réel |
Suivi des réponses + export CSV (Excel) et formulaire vierge Word (.doc) | Bascule annuelle automatique |
| Workflow décisionnel (statuts + notifications) personnalisable (édition graphique des transitions) | Import massif de dossiers |
| Création des comptes + rattachement au référentiel (type provisionnant) | |
| Étiquettes multiples administrables par établissement (classement + filtres) | |
| Modèles d'établissement / réseau + copie inter-établissement (réservés aux ADML / super-admin) | Partage des dossiers entre établissements (cloisonnés à dessein) |
Aperçu
Chaque étape ci-dessous correspond à une fonctionnalité vérifiée par des tests automatisés : le texte décrit l'étape, la capture la montre. Deux parcours complets sont illustrés — la pré-inscription (création des comptes) et le voyage scolaire (diffusion à une classe) — puis trois fonctionnalités transverses : le sondage, les modèles partagés et les étiquettes. Cliquer sur une capture l'agrandit ; les flèches ‹ › permettent de circuler entre toutes.
Parcours pré-inscription — du modèle à la création des comptes
1. Concevoir la démarche. Le concepteur part d'un modèle (ici « pré-inscription ») et l'adapte aux besoins de l'établissement (champs du référentiel, champs personnalisés, blocs répétables).
2. Personnaliser le workflow. L'éditeur graphique permet d'ajouter des états intermédiaires et de router les transitions sans écrire de code.
3. Diffuser aux familles. La campagne publie un lien public et un QR code : n'importe quelle famille peut répondre, sans compte ENT.
4. Inviter nominativement. Pour un destinataire connu, la démarche est adressée par e-mail avec un lien personnel et un dossier pré-rempli.
5. Saisie par la famille. La famille complète et envoie son dossier sans compte ENT, en joignant au besoin des pièces justificatives.
6. Suivre et exporter. Le back-office suit la volumétrie des réponses et permet l'export CSV (Excel) et l'impression du formulaire vierge en Word.
7. Traiter le dossier. Chaque dossier suit le workflow : prise en charge puis décision (accepté, refusé ou demande de compléments).
8. Créer les comptes. À l'acceptation d'une inscription, Démarches crée les comptes élève et responsables et les rattache à la structure et à la classe — sans ressaisie.
9. Remettre les identifiants. Le trousseau d'activation (login + code) des comptes créés est consultable dans le dossier, à transmettre aux familles.
Parcours voyage scolaire — diffusion à une classe et décision
1. Concevoir le voyage. L'enseignant part du modèle « voyage / sortie scolaire » (sortie du territoire / CERFA, attestation sanitaire, renseignements famille).
2. Personnaliser le workflow décisionnel. Les transitions de décision sont ajustées au besoin de la démarche.
3. Diffuser à une classe. L'émetteur choisit la classe et le public (parents ou élèves de l'ENT) ciblés par la démarche.
4. Notifier les destinataires. Pour chaque destinataire, un dossier pré-rempli est créé et notifié dans le fil de nouveautés et par e-mail, avec un lien personnel.
5. Suivre le taux de réponse. L'émetteur voit qui a répondu et qui reste à relancer, sans ressaisir aucune liste.
6. Décider dossier par dossier. Chaque dossier reçu est pris en charge puis accepté (sans provision de comptes pour ce type décisionnel).
Sondage / consultation — collecte sans décision
1. Répondre sans compte ENT. La famille consulte le sondage publié (présence de fin d'année, consultation…) et envoie sa réponse par simple lien, sans authentification.
2. Suivre et exporter les réponses. Le back-office affiche la volumétrie (reçus, à traiter) et permet l'export CSV ainsi que le formulaire vierge ; en collecte, la réponse reste à « Envoyé » (aucune décision).
Réutiliser et partager — modèles d'établissement
Réservé aux administrateurs (ADML).
Promouvoir en modèle. Une démarche aboutie est promue en modèle d'établissement : elle rejoint les modèles fournis comme point de départ d'une nouvelle démarche, et un administrateur peut la retirer.
Un catalogue par type de workflow. Les modèles du réseau couvrent les démarches courantes — droit à l'image, fiche d'urgence, restauration, transport, fonds social, rendez-vous enseignant, convention de stage — chacun pré-câblé sur le workflow (collecte ou décisionnel) adapté à son usage, et personnalisable ensuite.
Classer par étiquettes
Filtrer par étiquette. Les démarches portent des étiquettes en badges colorés (administrables par établissement) ; la liste propose des filtres par étiquette pour s'y retrouver.
Mise à disposition
Comme toute application, Démarches s'ouvre à un établissement et à des groupes depuis
Administration → Gestion des accès (voir
Donner accès à une application). Le back-office
requiert le droit workflowhub.view (consultation) ou workflowhub.manage (conception, décision,
provision).
Couverture des tests e2e et conformité au référentiel Open ENT NG : voir Détails techniques — Démarches.